In het kort
- Een KPI hoort bij een doel: omzet, marge, levertijd, klanttevredenheid.
- Een KPI heeft een eigenaar die er invloed op heeft en erop stuurt.
- Een KPI is op tijd beschikbaar om nog bij te sturen, liefst dagelijks of wekelijks.
- Drie tot vijf KPI’s per dashboard werkt beter dan twintig losse cijfers.
Voorbeelden van KPI’s per afdeling
- Directie en financiën: brutomarge, omzet ten opzichte van budget, openstaande debiteuren (DSO), liquiditeit.
- Verkoop: orderintake, conversie van offerte naar order, omzet per klant of productgroep.
- Productie: OEE, doorlooptijd, first-time-right, leverbetrouwbaarheid.
- Logistiek en inkoop: on-time-in-full (OTIF), voorraadomloopsnelheid, leverbetrouwbaarheid van leveranciers.
- HR: verzuim, verloop, openstaande vacatures.
Dit zijn voorbeelden, geen vaste lijst. Of een cijfer voor ú een KPI is, hangt af van uw doelen: gebruik daarvoor de drie vragen verderop.
Wat is een KPI-dashboard?
Een KPI-dashboard is één scherm waarop uw belangrijkste KPI’s samenkomen, elk met een doel of norm erbij, zodat u direct ziet waar u op koers ligt en waar niet. In Power BI ververst zo’n dashboard automatisch vanuit uw systemen, zodat niemand de cijfers meer handmatig uit Excel hoeft te verzamelen. Meer over hoe dat werkt leest u in wat is een dashboard.
Het verschil tussen een KPI en een statistiek
“Aantal bezoekers op de website” is een statistiek. “Conversieratio van bezoeker naar aanvraag” is een KPI, niet omdat het cijfer belangrijker is, maar omdat een dalende conversie direct een vraag oproept (wat is er veranderd?) en een stijgende conversie een signaal geeft om op door te bouwen. Het onderscheid zit niet in het cijfer zelf, maar in wat er gebeurt als het verandert.
3 vragen om een goede KPI te herkennen
- Leidt een verandering in dit cijfer tot een andere beslissing? Zo niet, dan is het een statistiek, geen KPI, interessant om te weten, maar niet iets om een dashboard op in te richten.
- Is er iemand die er daadwerkelijk invloed op heeft? Een cijfer waar niemand in de organisatie iets aan kan doen, hoort niet thuis als KPI op een operationeel dashboard, hooguit als achtergrondinformatie.
- Is het cijfer op tijd beschikbaar om nog bij te sturen? Een KPI die pas een kwartaal later zichtbaar wordt, komt te laat om nog invloed te hebben op de periode waar hij over gaat.
Waarom te veel KPI’s een dashboard juist verzwakken
Een dashboard met twintig cijfers dwingt niemand tot een keuze, iedereen kijkt naar wat hem toevallig het meest aanspreekt, en niemand stuurt op hetzelfde. Een dashboard met drie tot vijf scherp gekozen KPI’s dwingt wél tot een gezamenlijke focus. Dat principe komt ook terug bij een dashboard op een gedeeld scherm op de werkvloer, waar een beperkt aantal grote, duidelijke cijfers nog nadrukkelijker de norm is dan op een dashboard dat iemand op een laptop bekijkt.
Sectorvoorbeelden: hoe dit er per branche uitziet
Wat een goede KPI is, verschilt sterk per sector en per proces, Data Vista werkte dat al concreet uit voor productiebedrijven, de groothandel en logistieke bedrijven. De vragen in dit artikel zijn het uitgangspunt om die keuze ook voor een ander proces of een andere afdeling zelf te maken.
Wie hierbij helpt
Data Vista begint elk dashboardtraject met het scherpstellen van de KPI’s, vóór er iets gebouwd wordt, een verkeerd gekozen KPI levert namelijk een technisch prima werkend dashboard op dat niemand gebruikt om op te sturen. U werkt rechtstreeks met de specialist die meedenkt over die keuze. Actief voor MKB-bedrijven vanaf circa twintig medewerkers in Nederland en Vlaanderen.
Twijfelt u welke cijfers voor uw organisatie écht een KPI zijn? Bekijk hoe Data Vista een KPI-dashboard in Power BI bouwt, of plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek van 30 minuten.